Ga naar paradigmo.nl

Welkom bij jullie projectomgeving

Zo werken we samen aan jullie use cases

Fijn dat we samen aan de slag gaan

Op deze pagina leggen we helder en stapsgewijs uit hoe jullie project binnen Paradigmo is ingericht. We nemen je mee in wat wij precies bedoelen met use cases, hoe deze worden geprioriteerd en op welke manier jullie zelf grip kunnen houden op voortgang, prioriteiten en onderlinge afspraken.

Deze pagina is jullie vaste referentiepunt tijdens het hele traject. Je kunt hier altijd naar terugkeren wanneer er vragen ontstaan over de werkwijze, de planning of de manier waarop we samenwerken. Het doel is om vanaf dag één transparantie, duidelijkheid en een gedeeld begrip te creëren.

Wij geloven in een projectaanpak waarbij iedereen weet wat er speelt, waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en wat de volgende stappen zijn. Jullie zijn niet alleen opdrachtgever, maar ook actieve partner in dit proces.

Wat wij bedoelen met een use case

Een use case is bij ons een concreet, afgebakend onderdeel van het project. Het beschrijft niet alleen wat we gaan doen, maar ook waarom we dat doen en wat het tastbare resultaat van dat werk zal zijn. Een use case is geen losse taak en ook geen technisch detail, maar een samenhangend stuk werk met een duidelijk doel en een helder, meetbaar eindresultaat.

Beschrijving

De wens of het probleem dat wordt aangepakt

Beoogd resultaat

Wat er concreet wordt opgeleverd

Prioriteit

De urgentie en volgorde van uitvoering

Status

Intake, Backlog, Doing, Waiting, Review, Done en Cancelled

Tijdsinzicht

Bestede uren bij strippenkaart of urencontracten

Voorbeeld van een use case

Use case: "Inrichten van een projectdashboard met inzicht in voortgang en uren."

Resultaat: Een werkend dashboard dat automatisch wordt bijgewerkt en realtime inzicht geeft in de projectstatus.

Wat we samen al hebben afgesproken

Ons gezamenlijke vertrekpunt

Voordat we van start gingen, hebben we samen een stevig fundament gelegd. De doelen van het project zijn besproken en vastgelegd, zodat iedereen weet waar we naartoe werken. De eerste concrete use cases zijn geïdentificeerd en gevalideerd.

Daarnaast is er een bewuste keuze gemaakt voor een passende projectvorm die het beste aansluit bij jullie organisatie en de aard van het werk:

  • Strippenkaart – flexibel en overzichtelijk
  • Fixed price – vooraf afgesproken budget en scope
  • Losse uren – maximale flexibiliteit per opdracht

Dit is het vertrekpunt van het project, met bewust ruimte voor bijsturing binnen duidelijke, van tevoren afgesproken spelregels.

Jullie projectomgeving: projects.paradigmo.nl

Via projects.paradigmo.nl hebben jullie 24/7 toegang tot de centrale projectomgeving. Deze omgeving is het kloppende hart van jullie project en fungeert als single source of truth. Hier komen alle informatie, beslissingen en updates samen op één plek.

Alle use cases

Een volledig overzicht van alle afgebakende werkonderdelen, zowel geplande als afgeronde items

Actuele status

Real-time inzicht in wat in de backlog staat, wat in uitvoering is en wat al is afgerond

Prioriteiten en volgorde

Duidelijke rangschikking die laat zien wat eerst wordt opgepakt en waarom

Voortgangsinformatie

Inzicht in bestede uren, mijlpalen en verwachte doorlooptijden per use case

Deze omgeving is leidend voor het project. Wat hier staat, is de actuele waarheid. Door alles op één plek te bundelen, voorkomen we onduidelijkheden, misverstanden en versnippering van informatie.

Zo lees je het projectoverzicht

Het projectoverzicht is ontworpen voor overzichtelijkheid en snelheid. Elke regel in het overzicht vertegenwoordigt één use case. Op één oogopslag zie je alle relevante informatie die je nodig hebt om de status en voortgang van het project te begrijpen.

01

ID & naam

Eenduidige referentie waarmee je snel een specifieke use case kunt vinden en bespreken

02

Status

Intake (nieuwe use case), Backlog (nog niet gestart), Doing (in uitvoering) Waiting (wacht op jouw input of externe partij), Review (Checken of je akkoord bent), Done (volledig opgeleverd) of Cancelled (geannuleerd)

03

Prioriteit

Bepaalt de volgorde waarin use cases worden opgepakt op basis van gezamenlijke afwegingen

04

Werkuren

Het geschatte aantal uren dat benodigd is voor de realisatie van de use case.

05

Tijdregistratie

Het bestede aantal uren.

06

Type

Categorisering zoals CRM, Automation, Integratie, Analytics of Portal voor snelle filtering

Daarnaast gebruiken we drie essentiële inhoudelijke beoordelingsvelden die samen de prioriteit bepalen. Deze drie dimensies vormen de kern van onze besluitvorming en zorgen voor een objectieve, transparante manier van prioriteren.

Effort, Impact en Business Value

Voor elke use case maken we een bewuste analyse op basis van drie cruciale dimensies. Deze methodiek helpt ons om gefundeerde beslissingen te nemen over wat eerst wordt opgepakt en waarom. Het voorkomt dat we puur op gevoel of urgentie sturen, en zorgt ervoor dat de prioriteit altijd gebaseerd is op een heldere, rationele afweging.

Effort

Hoeveel inspanning kost het?

Effort geeft aan hoeveel werk een use case vraagt. Dit omvat technische complexiteit, het aantal stappen en afhankelijkheden, en de benodigde inrichting of ontwikkeling.

Effort zegt niets over de waarde van het werk, maar alleen over de hoeveelheid inspanning die nodig is om het te realiseren.

Impact

Effect op bedrijfsprocessen

Impact beschrijft het effect op jullie dagelijkse manier van werken. Denk aan minder handmatige handelingen, kortere doorlooptijden, minder fouten of meer grip en voorspelbaarheid.

Een use case kan technisch klein zijn, maar grote impact hebben op de efficiëntie van jullie processen.

Business Value

De zakelijke waarde

Business Value geeft aan welke waarde het resultaat oplevert voor de organisatie. Dit kan kostenbesparing zijn, tijdswinst in euro's, omzetgroei, risicoreductie of strategisch belang.

Business Value kijkt niet naar processen, maar naar de concrete opbrengst voor de organisatie.

Hoe prioriteiten tot stand komen

De prioriteit van een use case is nooit een willekeurige keuze. We bepalen deze door een zorgvuldige afweging te maken tussen de drie eerder besproken dimensies: Effort, Impact en Business Value. Deze aanpak zorgt ervoor dat we objectief en strategisch kunnen bepalen wat eerst wordt opgepakt.

1

Effort

Hoeveel inspanning?

2

Impact

Effect op processen?

3

Business Value

Zakelijke waarde?

4

Prioriteit

Wat pakken we op?

Zo moet je dit lezen

  • Lage effort + hoge impact en/of business value → vaak een hogere prioriteit ("quick wins")
  • Hoge effort + lagere waarde → meestal later in de planning, tenzij strategisch noodzakelijk
  • Strategisch belangrijke use cases kunnen bewust een hogere prioriteit krijgen, ook als de effort hoger is

Prioriteit is dus altijd het resultaat van een bewuste, gezamenlijke keuze die we samen met jullie maken. Het is geen black box, maar een transparant proces waar jullie volledige inzage in hebben.

Wat jij als klant zelf kunt doen

Jullie zijn niet alleen toeschouwer, maar actieve regisseur van dit project. In de projectomgeving hebben jullie daarom uitgebreide mogelijkheden om zelf aan de knoppen te draaien. Dit geeft jullie de autonomie om te sturen waar dat nodig is, zonder altijd op ons te hoeven wachten.

Nieuwe use cases toevoegen

Zodra er een nieuwe wens of behoefte ontstaat, kun je deze direct als use case vastleggen in het systeem

Prioriteiten aanpassen

Veranderen de omstandigheden? Pas de volgorde aan zodat de meest urgente zaken als eerste worden opgepakt

Use cases aanscherpen

Verduidelijk of verfijn de beschrijving van use cases wanneer nieuwe inzichten ontstaan

Voortgang volgen

Houd realtime bij wat de status is van elke use case en welke stappen al zijn gezet

Wijzigingen in effort, impact of business value stemmen we altijd samen af, omdat dit directe invloed kan hebben op prioriteit, planning en eventuele resource-allocatie. Deze onderlinge afstemming zorgt ervoor dat we aligned blijven en voorkomen dat er onbedoelde verschuivingen plaatsvinden.

Rollen en verantwoordelijkheden

Om de samenwerking soepel te laten verlopen, werken we met duidelijke rollen. Zo weet iedereen bij wie je terechtkunt voor welke vraag.

Navin – Accountmanager

Navin is jullie eerste aanspreekpunt op accountniveau.

  • Commerciële afspraken
  • Gekozen projectvorm (strippenkaart, fixed price of uren)
  • Contractuele en financiële vragen
  • Verlengingen, uitbreidingen en nieuwe trajecten

Bij vragen over afspraken, budget of vervolgopdrachten, neem je contact op met Navin.

Jan – Projectmanager

Jan is verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van het project.

  • Bewaakt de voortgang van de use cases
  • Denkt mee over processen en oplossingen
  • Vertaalt wensen naar concrete use cases
  • Stuurt de uitvoering en prioritering aan

Voor vragen over inhoud, prioriteiten, voortgang of keuzes binnen het project is Jan het aanspreekpunt.

Zo werken deze rollen samen

We zorgen voor een gestroomlijnde communicatie en vastlegging om misverstanden te voorkomen en efficiëntie te waarborgen.

  • Navin en Jan stemmen onderling af over belangrijke ontwikkelingen en beslissingen.
  • Inhoudelijke keuzes en projectbesluiten worden altijd vastgelegd in de projectomgeving.

Support na oplevering

Zodra een use case succesvol is opgeleverd en in gebruik is genomen, sluiten we deze af in de projectomgeving. Hiermee is dat specifieke projectonderdeel formeel afgerond. Ontstaan er daarna vragen of werkt iets niet zoals verwacht? Dan kun je altijd terecht bij onze supportomgeving.

Wanneer gebruik je support?

Gebruiksvragen

Voor al je vragen over het functioneren of de bediening van de oplossing.

Onverwacht gedrag

Als iets niet werkt zoals verwacht of er een onvoorzien probleem optreedt.

Hulp bij oplossing

Wanneer je ondersteuning nodig hebt bij een reeds bestaande functionaliteit.

Bij twijfel: maak gewoon een supportverzoek aan en wij helpen je verder. Nieuwe functionaliteit of structurele aanpassingen pakken we altijd op als nieuwe use case in de projectomgeving.

Support aanvragen

Je kunt support aanvragen via de volgende kanalen:

  • 📱 WhatsApp: +31 6 57032088

Beschrijf kort waar je tegenaan loopt; wij zorgen dat je vraag snel en op de juiste plek terechtkomt.

Klaar om te starten

Jullie project is gestart 🚀

Alles staat klaar. De basis is gelegd, de werkwijze is helder en jullie hebben toegang tot alle benodigde tools en informatie. Het is nu tijd om de handen uit de mouwen te steken en echte vooruitgang te boeken.

Bekijk de use cases in projects.paradigmo.nl, pas prioriteiten aan waar nodig en voeg gerust nieuwe use cases toe wanneer daar behoefte aan is. Wij pakken het vervolgens volgens afspraak op en houden jullie gedurende het hele traject op de hoogte.

Een paar laatste punten om te onthouden:

  • Projectwerk en support zijn gescheiden. Dit project betreft ontwikkeling, inrichting en optimalisatie. Ad-hoc vragen en kleine verstoringen vallen onder support en zijn een aparte dienst.
  • Communicatie verloopt via use cases. Dit zorgt voor structuur en voorkomt dat belangrijke zaken verloren gaan.
  • Beslissingen worden vastgelegd. Geen impliciete aannames, maar heldere documentatie van wat is afgesproken.
  • Nieuwe wensen worden beoordeeld op effort, impact en business value. Zo voorkomen we verrassingen en blijft het project beheersbaar.

Dit zorgt voor rust, voorspelbaarheid en een prettige samenwerking waarin iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Status: Onboarding-proof

Dit document verklaart hoe en waarom prioriteiten ontstaan, sluit exact aan op jullie Projects-inrichting, voorkomt scope- en verwachtingsdiscussies en positioneert jullie als procesregisseur van jullie eigen project.